Если вы занимаетесь продажей товаров или услуг, в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ, вы обязаны осуществлять отчеты перед налоговыми органами и предоставлять покупателям чеки. Это означает, что вам понадобится онлайн-касса.
Что представляет собой онлайн-касса?
Онлайн-касса (контрольно-кассовая техника, ККТ) — это специализированное устройство для обработки кассовых операций, оснащенное фискальным накопителем. Этот накопитель фиксирует информацию о всех проведенных транзакциях и передает ее в налоговую службу. Существуют модели онлайн-касс с уже встроенными фискальными накопителями и те, которые можно приобрести отдельно. Срок действия накопителя зависит от системы налогообложения вашей компании. Например, для индивидуальных предпринимателей, работающих на общей системе налогообложения и патентной системе одновременно, или тех, кто торгует подакцизными товарами, срок использования ККТ должен составлять как минимум 13 месяцев. Для ИП на патенте, а также для тех, кто использует упрощенную, единую сельскохозяйственную или общую систему налогообложения, срок действия — от 36 месяцев. Обратите внимание: Онлайн-кассы автоматически формируют чеки и передают их в налоговые органы, что значительно снижает риск налоговых проверок. Также это позволяет сэкономить время на составление отчетности. Важно проверять, чтобы при сбое интернета все собранные данные были переданы устройством.
Кому необходима онлайн-касса?
- плательщикам налога на профессиональный доход;
- которые получают деньги с расчетного счета на расчетный;
- тем, кто продает небольшие товары за наличные в автоматах;
- торговцам газетами и журналами, если их доля в товарообороте составляет более 50 процентов;
- поставщикам еды в школы и детские сады;
- продавцам разливных безалкогольных напитков;
- киоскам по продаже мороженого;
- ремонтным мастерским обуви;
- торгующим на рынке;
- сдающим в аренду недвижимость;
- обслуживающим детей, людей с ограниченными возможностями, престарелых и больных;
- занимающимся продажей кваса, молока, растительного масла, живой рыбы и керосина из автоцистерн;
- сезонным торговцам овощами и фруктами;
- изготовителям народных промыслов;
- людям, которые обрабатывают огороды и пилят дрова;
- мастерам, занимающимся ремонтом и изготовлением ключей;
- носильщикам на вокзалах, в портах и аэропортах.
При этом самозанятые, кредитные учреждения и библиотеки могут не использовать онлайн-кассы.
Для большинства остальных видов бизнеса применение онлайн-касс является обязательным. Продажа товаров без кассы, работа с незарегистрированным оборудованием, ошибки в реквизитах и заниженные чеки — все это может привести к серьезным санкциям: от штрафов до приостановления деятельности на срок до 90 дней и дисквалификации на срок до одного года и более при повторных нарушениях.
Обратите внимание: Если у вас работают курьеры, вам может понадобиться несколько онлайн-касс. Вы можете либо приобрести и зарегистрировать нужное количество устройств, либо подключить несколько терминалов к облачной кассе, зарегистрировав только одно из них.
Типы онлайн-касс
Автономная кнопочная касса
Это экономичный вариант, который может функционировать независимо от компьютера и электрической сети. Такие устройства обычно работают на батарейках и имеют небольшие одноместные или двуместные дисплеи. У них ограниченные возможности, они редко выходят из строя и могут работать до 30 часов без подзарядки. Обновление программного обеспечения или кастомизация под конкретные нужды бизнеса не предусмотрены.
Фискальный регистратор
Для его работы требуется подключение к компьютеру, так как именно через него осуществляется учет. Фискальный регистратор является частью торговой системы. Это более выгодное решение, если ваш бизнес предполагает ведение учета через компьютер (например, если товар доставляют не курьеры, а имеется стационарная точка продажи).
Смарт-терминал
Представляет собой планшет или смартфон, на который установлена кассовая программа. В нем уже встроены фискальный накопитель и принтер для печати чеков. При необходимости можно подключить сканер штрих-кода. Все необходимые программы, включая доступ к данным о продажах, уже установлены на планшете. Это идеальный вариант, если предполагается частое перемещение кассы, что подходит для курьеров, работающих без подключения к компьютеру.
Обратите внимание: Рекомендуется заранее подумать, какой функционал необходим вашей онлайн-кассе. Например, какого количества товаров требуется вам, нужно ли иметь устройство для маркировки, программу для учёта товара, интеграцию с интернет-магазином, сканер штрих-кодов, электронные весы и услуги технической поддержки 24/7. Также стоит решить, будете ли вы печатать чеки или использовать электронные версии.
Как функционирует онлайн-касса?
Когда клиент совершает покупку, кассир сканирует штрих-код либо вручную вводит информацию о товаре или услуге и его стоимости. Затем касса формирует чек, который может быть напечатан или отправлен покупателю в электронном формате, независимо от способа оплаты: наличный расчет, онлайн-платеж или расчет банковской картой.
На следующем этапе касса передает данные в налоговые органы.
Касса создает чеки:
- при продажах, включая кредитные;
- при получении аванса;
- при закупках у поставщиков;
- при возвратех, включая возврат поставщику;
- при корректировке введенных данных.
Что нужно для работы с кассой?
- Приобрести кассу и ККТ — купить в магазине или арендовать.
- Получить квалифицированную электронную подпись.
- Зарегистрировать кассу через портал оператора фискальных данных.
- Зарегистрировать ККТ на сайте налогового органа и получить регистрационный номер — важно вводить его правильно, иначе придется покупать новое устройство.
- Настроить кассу согласно прикрепленной инструкции.
- Составить отчет о регистрации кассы на сайте налоговой службы и дождаться подтверждения «ККТ зарегистрирована», после чего вам будет выдана специальная карточка.
Важно: Кассу можно зарегистрировать самостоятельно либо обратиться к производителю устройства, который сможет помочь с этой процедурой.
- В начале рабочего дня проверьте качество интернет-соединения и исправность кассы — если все в порядке, касса отправит данные о начале работы в налоговые органы.
- В конце рабочего дня, который не должен превышать 24 часов, необходимо отправить еще один отчет (оформить приходный кассовый ордер).
